Pendekatan Sistem

PENDEKATAN SISTEM

I. PENDAHULUAN

Dalam rangka memenuhi tugas mata ajaran Sistem Informasi Kesehatan dan

untuk lebih memahami tentang sistem dan pendekatan sistem, maka penulis

mencoba membuat tulisan dengan judul “Pendekatan Sistem”.

Jika ditinjau dari sejarah perkembangan ilmu administrasi konsep sistem

memang relatif baru. Konsep ini muncul sebagai reaksi terhadap teori administrasi

klasik yang terlalu menekankan pembagian tugas dalam melaksanakan suatu

program. Menyadari bahwa suatu organisasi pada dasarnya dibentuk oleh

sekelompok manusia yang berinteraksi satu sama lain, maka munculah teori

hubungan manusia serta teori perilaku yang merupakan dasar dari teori sistem.

Teori ini makin banyak dipergunakan, termasuk ke dalamnya pengggunaan dalam

bidang administrasi kesehatan. Dibentuknya suatu sistem pada dasarnya adalah

untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah ditetapkan. Jika berbagai fungsi

dan perangkat yang diperlukan untuk mencapai tujuan disusun sedemikian rupa

sehingga secara keseluruhan membentuk suatu sistem tertentu, maka cara kegiatan

ini dikenal dengan nama pendekatan sistem.

Suksesnya suatu organisasi dalam mengemban misinya sangat tergantung

kepada seorang pemimpin yang lebih efektif, dalam arti kata dapat dan lebih

mampu mengambil keputusan dengan cepat dan tepat, untuk itu diperlukan suatu

informasi. Salah satu kemajuan yang dicapai saat ini adalah kemajuan dalam

pengembangan sistem informasi  pada umumnya dan khususnya dalam bidang

kesehatan yang dikenal dengan istilah Sistem Informasi  Kesehatan yaitu suatu

sistem yang terpadu untuk menyajikan informasi  guna mendukung fungsi operasi

manajemen dan pengambilan keputusan dalam organisasi kesehatan. Sistem

informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai

instruksi dan mengeluarkan hasilnya.

Model Dasar Sistem : masukan, pengolahan dan keluaran adalah cocok bagi

kasus sistem informasi yang paling sederhana. Oleh karena itu pengetahuan sistem

dan pendekatan sistem dasar untuk mempelajari sistem informasi kesehatan

adalah mutlak perlu.2

II.  PENDEKATAN SISTEM

a. Pengertian Sistem

Ada beberapa pengertian tentang sistem antara lain :

1. Sistem ialah satu kesatuan yang utuh diperkirakan berhubungan, serta satu

sama lain saling mempengaruhi, yang ketemunya dengan sadar dipersiapkan

untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (Azrul Azwar)

2. Suatu sistem adalah merupakan suatu penggabungan, penyatuan dari dua atau

lebih bagian-bagian, komponen-komponen atau subsistem-subsistem yang

interdependen dan ditandai oleh batas-batas yang jelas dari lingkungan

suprasistemnya. (Fremont)

3. Suatu sistem adalah suatu tatanan yang terdiri dari beberapa bagian

(subsistem) yang berkaitan dan tergantung satu sama lain dalam upaya

mencapai tujuan bersama. (Loomba)

Dari ketiga pengertian sistem di atas dapat kita ambil suatu kesimpulan ada

beberapa kata kunci yang perlu kita perhatikan dalam pengertian suatu sistem

yaitu :

1. Kesatuan yang utuh/penggabungan/tatanan.

2. Terdiri dari sebagai faktor/bagian-bagian (subsistem).

3. Saling tergantung satu sama lain.

4. Dalam upaya mencapai tujuan.

Unsur-unsur atau komponen dasar sistem adalah :

1. Input ialah kumpulan elemen/bagian yang terdapat dalam sistem dan yang

diperlukan untuk dapat berfungsinya sistem tersebut.

2. Proses ialah kumpulan elemen/bagian yang berfungsi mengubah masalah

menjadi keluaran yang direncanakan.

3. Output ialah kumpulan elemen/bagian yang dihasilkan dari berlangsungnya

proses dalam sistem.

4. Feed back (balikan) ialah kumpulan elemen/bagian yang merupakan keluaran

dari sistem dan sekaligus sebagai masukan bagi sistem tersebut.3

Untuk  input  diperlukan  Recources dan  output dapat diperluas menjadi

impact. Di luar komponen daerah terdapat lingkungan (ekonomi, sosial, budaya)

yang mempengaruhi sistem tetapi tidak dapat dipengaruhi oleh situasi itu sendiri,

dan para pelaksana sistem harus menyesuaikan diri dengan lingkungan apabila

ingin berhasil dengan baik.

Ciri-ciri suatu sistem :

1. Mempunyai tujuan.

2. Mempunyai struktur.

3. Terdapat mekanisme  input-proses-output yang kadang-kadang disertai  feed

back.

4. Merupakan satu kesatuan usaha yang terdiri dari bagian-bagian yang saling

bergantung satu sama lain.

5. Mempunyai batasan dengan lingkungan.

6. Mempunyai supra sistem.

7. Ada Hierarki

8. Ada sistem yang lain yaitu subsistem.

Kita mengenal beberapa macam sistem yaitu :

a. Sistem yang statis dan tertutup contohnya arloji.

b. Sistem yang dinamis dan tertutup contohnya .

c. Sistem yang statis dan terbuka contohnya stabilisator.

d. Sistem yang dinamis dan terbuka contohnya Organisasi.

e. Sistem yang dinamis dan terbuka dalam lingkungan yang berubah.

b. Langkah Pokok Pendekatan Sistem

Pendekatan Sistem adalah upaya untuk melakukan pemecahan masalah yang

dilakukan dengan melihat masalah yang ada secara menyeluruh dan melakukan

analisis secara sistem. Pendekatan sistem diperlukan apabila kita menghadapi

suatu masalah yang kompleks sehingga diperlukan analisa terhadap permasalahan

tadi, untuk memahami hubungan bagian dengan bagian lain dalam masalah

tersebut, serta kaitan antara masalah tersebut dengan masalah lainnya.4

Keuntungan yang diperoleh apabila pendekatan sistem ini dilaksanakan

antara lain :

1. Jenis dan jumlah masukan dapat diatur dan disesuaikan dengan kebutuhan

sehingga penghamburan sumber,  tata cara dan kesanggupan yang sifatnya

terbatas akan dapat dihindari.

2. Proses yang dilaksanakan dapat diarahkan untuk mencapai keluaran sehingga

dapat dihindari pelaksanaan kegiatan yang tidak diperlukan.

3. Keluaran yang dihasilkan dapat lebih optimal serta dapat diukur secara lebih

cepat dan objektif.

4. Umpan balik dapat diperoleh pada setiap tahap pelaksanaan program.

Jadi pelbagai kemungkinan yang tersedia dapat diperhitungkan, sehingga

tidak ada yang luput dari perhatian. Sekalipun demikian bukan berarti pendekatan

sistem tidak mempunyai kelemahan, salah satu kelemahan yang penting adalah

dapat terjebak dalam perhitungan yang terlalu rinci, sehingga menyulitkan

pengambilan keputusan dan dengan demikian masalah yang dihadapi tidak akan

dapat diselesaikan.

Dalam pendekatan sistem upaya pemecahan masalah secara menyeluruh

dilakukan dengan analisa sistem.  Ada banyak batasan tentang analisa sistem,

beberapa di antaranya:

1. Analisa sistem adalah proses untuk menentukan hubungan yang ada dan

relevansi antara beberapa komponen (subsistem) dari suatu sistem yang ada.

2. Analisa sistem adalah suatu cara kerja yang dengan mempergunakan fasilitas

yang ada, dilakukan pengumpulan pelbagai masalah yang dihadapi  untuk

kemudian dicarikan pelbagai jalan keluarnya, lengkap dengan uraian, sehingga

membantu administrator dalam mengambil keputusan yang tepat  untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam suatu analisa sistem yang

baik adalah :

1. Tentukan input dan output dasar dari sistem.

2. Tentukan proses yang dilakukan di tiap-tiap tahap.5

3. Rancang perbaikan sistem dan lakukan pengujian dengan :

- Fersibility : cari yang memungkinkan

- Viability : kelangsungan

- Cost : cari yang harganya murah/terjangkau

- Effectiveness : dengan input yang sedikit, output besar.

4. Buat rencana kerja dan penunjukkan tenaga.

5. Implementasikan dan penilaian terhadap sistem yang baru.

Sebagai contoh adanya masalah  pada salah satu bagian rumah sakit yang

merupakan subsistem rumah sakit misalnya, IPS-RS, dengan suatu pendekatan

sistem kita lihat akibat dari masalah tersebut bukan hanya untuk IPS-RS sendiri

tetapi juga terhadap bagian lain dan RS secara keseluruhan.

Langkah-langkah yang kita pergunakan :

1. Kita deskripsikan IPS-RS yang merupakan subsistem rumah sakit, menjadi

suatu sistem dimana rumah sakit sebagai supra sistemnya.

Faktor luas yang mempengaruhi :

1. Peraturan Depkes 4. Master plan RS

2. Petunjuk Dirjen Yanmed 5. Peraturan RS

3. Sistem Anggaran Negara 6. Kebijakan Pimpinan RS.

INPUT PROSES OUT PUT

- Tenaga IPS - Perecanaan - Tenaga cukup

- Sarana IPS   . Tenaga    Tenaga trampil

- Peralatan DIP & DIK   . Alat - Peralatan berfungsi

- ORTA IPS   . Pemeliharaan baik

- Pengorganisasian - Penggunaan anggaran

. Tata laksana   dengan baik

. Uraian tugas

- Kegiatan - ORTA sempurna

. Tenaga dilatih,

dididik

. Alat dipelihara,

diperbaiki

- Pengawasan :

Apakah semua terlaksana

dengan baik

FEED BACK6

2. Dari sistem tersebut kita lihat hubungan masing-masing, komponen yang ada,

bagaimana hasilnya ?

Ternyata misalnya didapatkan suatu masalah yang tampak pada out put yaitu

alat teknologi tinggi USG yang didrop tidak dipergunakan karena droping alat ini

tidak disertai tenaga trampil untuk alat tersebut. Kita lihat apa akibatnya terhadap

IPS-RS, yang jelas IPS-RS tidak bisa melakanakan tugasnya dengan baik. Akibat

terhadap bagian lain misalnya –OBGIN, Bedah dan Interne, banyak pasien yang

seharusnya dapat ditangani oleh bagian tersebut terpaksa dikirim RS lain, hal ini

jelas akann mengurangi kunjungan RS, dan ditrinjau dari segi ekonomi berapa

opportunity cost yang hilang bagi Rumah Sakit ?

3. Kita buat beberapa alternatif pemecahan masalah dan kita buat rancangan

sistem yang baru :

Tenaga Tenaga dilatih Tenaga terlatih

dan dididik tentang USG

Tentang USG

INPUT PROSES OUT PUT

Lalu kita uji alternatif-alternatif tadi, bagaimana :

3.1 Kemungkinannya : menambah tenaga, memakai tenaga dari luar, melatih

tenaga yang  ada. Yang paling mungkin yang kita ambil misalnya melatih

tenaga yang ada.

3.2 Bagaimana kelangsungannya : tenaga tetap RS tentu akan menunjang

kelangsunngan sistem ini.

3.3 Berapa costnya :

- apakah dana RS memungkinkan ?

- apakah pengambilan dana untuk platihan dan pendidikan tenaga akan

mempengaruhi dana sektor lain secara luar ?7

- apakah tenaga tersebut dikirim untuk dilatih, atau mendatangkan

pelatih dari luar ? Mana yang lebih murah ? Yang mungkin dan paling

murah yang kita ambil.

3.4 Efectiveness : mana yang lebih efektif melatih tenaga sendiri atau memakai

tenaga terlatih dari luar ? Yang paling efektif kita ambil.

4. Langkah selanjutnya kita buat rencana dan tentukan tenaganya :

- Siapa yang akan dilatih dan siapa yang akan melatih

- Kapan waktunya, berapala lama ?

- Di mana tempatnya ?

- Berapa biayanya ?

- Bagaimana langkah selanjutnya ?

5. Langkah akhir kita implementasikan rencana tersebut dan kita lakukan

pengawasan dalam pelaksanaannya.

III. KESIMPULAN

Untuk memahami pendekatan sistem, kita harus memahami sistem yaitu

suatu kesatuan yang utuh yang terdiri dari bagian-bagian yang saling bergantung

satu sama lain dan saling mempengaruhi yang secara sadar dipersiapkan untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dalam menghadapi masalah yang  kompleks, kita gunakan pendekatan

sistem yaitu upaya untuk memecahkan masalah secara menyeluruh dengan analisa

sistem.

Ada beberapa langkah analisa sistem, yang kesemuanya ini dapat kita

terapkan dalam pemecahan masalah yang kita hadapi.

Pemahaman sistem dan pendekatan sistem adalah mutlak perlu untuk

mempelajari dan memahami sistem informasi kesehatan.8

Narasumber : http://pustaka.unpad.ac.id/wp-content/uploads/2009/09/pendekatan_sistem.pdf